Responem al canvi

RESPONEM AL CANVI

L’arribada de la pandèmia ha accelerat la digitalització. Tenim clar que les reunions digitals no seran mai com les reunions presencials, però hem d’aconseguir adaptar-nos a la versió sense contacte dels congressos, esdeveniments, fires etc. sense haver de cancel·lar-los.

Tenim la tecnologia i l’experiència. Ara hem de reconsiderar aquestes trobades virtuals de manera creativa, assegurant-ne l’èxit.

Degut a que ja n’hem organitzat unes quantes, hem tret aquestes conclusions: 

Més temps i més flexibilitat

Les reunions digitals són molt més escalables en termes de temps. No cal llogar locals, etc. Això permet una millor organització: no cal superposar activitats. S’ha de tenir en compte que la gent es cansa abans i que les conferències no haurien de durar més de 40 minuts. Així com que degut a aquesta flexibilitat, l’absentisme és un problema i que s’han d’enviar recordatoris als usuaris registrats.

Streaming i a demanda
No cal escollir. Creiem que totes les activitats de reproducció en temps real poden tenir una versió gravada que els usuaris puguin veure en qualsevol moment.


Qualitat i quantitat
S’hauria de prioritzar la qualitat, ja que ara s’ha reduït molt el cost d’organitzar congressos i hi ha una tendència a més esdeveniments i a la baixa assistència.

Xarxes socials
És possible celebrar una conferència molt centrada en les xarxes socials, no només per la seva difusió, sinó que fins i tot podem celebrar una part de la conferència a través de les xarxes socials. És a dir, pot haver-hi un hashtag per al Congrés i, quan se celebri, es poden transmetre vídeos, provocar debats, etc. i potser atraure nous assistents.

Gravar i compartir
El format digital permet guardar gairebé tot el contingut de la reunió i, a continuació, compartir-lo al web i a les xarxes socials, facilitant visitants.

Pensar en digital
Adaptar els nostres elements de comunicació perquè resulti molt senzill accedir on publicitem: codis QR, adreces senzilles…

Replantejar l’inversió

Les conferències digitals permeten estalviar espai, trànsit, personal… però caldrà més inversió en disseny (i la seva adaptació), xarxes, xarxes socials i gestió de comunitats.

Formació del organitzadors i del públic

Cal formar per gestionar incidents digitalment i s’han de tenir en compte també els entrebancs que es poden trobar els usuaris. Hi ha hagut un gran salt, però cal considerar la possibilitat d’utilitzar instruccions molt clares i produir petits documents per evitar que els participants es perdin.

Calcular l’èxit o el retorn de la inversió

Aquests nous congressos també han d’avaluar el seu èxit de diferents maneres. Si s’ha celebrat actualment, ja es pot considerar un èxit. No només cal avaluar les persones que participen en l’esdeveniment en streaming, sinó també caldrà avaluar la futura visualització dels vídeos. Això significa que l’avaluació també s’ha de dur a terme a llarg termini.